Whistleblower-ilmoituskanavan toteuttamistavat ja käyttöönottoon valmistautuminen

Tämä on Whistleblower-direktiiviä (EU) 2019/1937WBD, koskevan artikkelisarjamme neljäs artikkeli. Ensimmäisen artikkelin pääset lukemaan täältä, toisen artikkelin täältä ja kolmannen täältä. Tämän artikkelin sisällössä on huomioitu myös direktiivin Suomessa täytäntöön panevan lain, ns. ilmoittajansuojelulain (Laki), hallituksen esitysluonnos, joka tulee mitä ilmeisimmin vielä muuttumaan.

Tässä artikkelissa käsittelen lyhyesti erilaisia ilmoituskanavan toteuttamistapoja ja sitä, miten ilmoituskanavan käyttöönottoon voi valmistautua.

Lyhyesti ilmoituskanavan toteuttamistavoista 

Ilmoituskanava ja ilmoitusten käsittelyprosessi voidaan toteuttaa organisaation sisäisesti. Tällöin toiminnasta voi vastata esimerkiksi joku organisaation sisäinen yksikkö, esimerkiksi compliance-yksikkö, tai tätä tehtävää varten erikseen nimetyt henkilöt.

Ilmoituskanava ja ilmoitusten käsittelyprosessi voidaan toteuttaa myös ulkoistamalla. Tällöin toiminnasta vastaa ainakin joiltain osin joku organisaatioon nähden kolmas osapuoli. Organisaation ilmoituskanavan ulkoistamisen etuja on käsitelty artikkelisarjassamme jo aiemmin.

Ilmoituskanava ja ilmoitusten käsittelyprosessi voidaan toteuttaa myös keskitetysti useamman organisaation toimesta. Organisaatiot, jotka työllistävät 50–249 työntekijää, voivat toteuttaa ilmoituskanavan ja ilmoitusten käsittelyprosessin keskitetysti.

Ilmoituskanavan ja ilmoituskanavan käsittelyprosessin toteutustapojen harkinnassa kannattaa pyrkiä siihen, että kynnys ilmoitusten tekemiselle on matala.

Miten ilmoituskanavan käyttöönottoon voi valmistautua?  

Valmistautumiseen on varattava riittävästi aikaa. Vaikka ilmoituskanava hankittaisiin ulkopuoliselta toimijalta, pelkkä teknisen ilmoituskanavan hankkiminen ei riitä. Ennen ilmoituskanavan käyttöönottamista organisaatiossa on ratkaistava erinäisiä asioita, kuten:

  1. Ilmoituskanavan ja käsittelyprosessin toimintatavat ja näiden toteuttaminen organisaatiossa:
  • mille tahoille (ilmoittajille) tarjotaan pääsy ilmoituskanavaan (työntekijät vs. kaikki, jotka voivat työnsä yhteydessä havaita väärinkäytöksiä – intranet vs. extranet. Jos ilmoituskanavaan on pääsy vain työntekijöillä ja ilmoituskanava on saatavilla vain intranetin kautta, niin kaikki muut, jotka voivat työnsä yhteydessä havaita väärinkäytöksiä, saavat tehdä ilmoituksen suoraan ulkoiseen kanavaan tai jopa julkistaa tiedot ja saavat silti WBD-sääntelyn mukaista suojaa.);
  • missä laajuudessa ilmoituskanava toteutetaan (WBD-sääntelyn mukainen laajuus vs. laajempi. Jos valinta on laajempi, niin ilmoittajaa on selkeästi informoitava siitä, että hän on oikeutettu suojeluun vain WBD-sääntelyn mukaisten ilmoitusten osalta. Toki organisaatio voi omalta osaltaan päättää tarjota saman suojan muillekin kuin WBD-sääntelyssä tarkoitetuille ilmoittajille, mutta organisaation ulkopuolella tällaiset ilmoittajat eivät lähtökohtaisesti ole oikeutettuja WBD-sääntelyn mukaiseen suojaan);
  • mihin ilmoitukset ohjataan käsiteltäväksi/mikä taho käsittelee ilmoitukset (oltava toimiva varahenkilöjärjestelmä, jos ilmoitus koskee esimerkiksi käsittelijää tai päätöksentekijää);
  • miten ilmoitukset tutkitaan, kuka tekee päätökset ja toteuttaa jatkotoimet (oltava toimiva varahenkilöjärjestelmä);
  • miten yhteydenpito ilmoittajaan hoidetaan; ja
  • miten ilmoituskanavan toiminnan valvonta toteutetaan.
  1. Ratkaistavien asioiden käsittely tapahtuu yleensä johtoryhmässä, usein myös organisaation hallituksessa. Ennen päätöksentekoa on huomioitava yhteistoimintamenettelyiden tarve.
  • Kansallisen sääntelyn perusteella esimerkiksi henkilötietojen kerääminen työntekijästä työsuhteen aikana edellyttää asian käsittelyä yhteistoiminnassa.

Ratkaisujen jälkeen itse käyttöönottoon pitää varata riittävästi aikaa:

  1. Viestintä tulee hoitaa riittävän laajasti ja selkeästi sekä hyödyntäen eri viestintäkanavia, jotta varmistetaan viestin perillemeno.
  • Intranet, extranet, muu?
  • Koulutusmateriaalit niille tahoille, joille organisaatio tarjoaa pääsyn ilmoituskanavaan.
  • Koulutusmateriaalit ilmoituksia käsitteleville (vaikka tähän ei ole velvollisuutta, niin ilmoitusten tutkinnassa tapahtuvien virheiden ehkäisemiseksi myös ilmoituksia käsitteleviä on syytä kouluttaa).
  1. Policyn luominen. Huomioitava yhteistoimintamenettelyiden tarve.

Ilmoituskanavan ”mielessä pysymiseen” on sen käyttöönoton jälkeen hyvä varmistua esimerkiksi säännöllisin koulutuksin. Tämä todennäköisesti paitsi madaltaa kynnystä ilmoitusten tekemiseen, niin myös turvaa organisaation mahdollisuutta saada ensimmäisenä tieto sitä itseään koskevasta, lähtökohtaisesti haitallisesta seikasta.

Ilmoituskanavaan pitää ja kannattaa panostaa siitä huolimatta, että ainakaan ensimmäisen hallituksen esitysluonnoksen perusteella ilmoituskanavan perustamatta jättämiselle ei ole säädetty mitään sanktiota. Jos ilmoituskanavaa ei perusteta eikä sen toimintaan panosteta, niin organisaatiolla ei ole mahdollisuutta tai ainakaan hyvää sellaista saada ensimmäisenä sitä itseään koskevia lähtökohtaisesti haitallisia tietoja. Vain ilmoituskanavan perustamisella ja siihen panostamisella siitä on mahdollista saada täysi hyöty – edellyttäen tietysti, että riittävän monelle annettu pääsy ilmoituskanavaan. Mitä rajatummalla joukolla on pääsy ilmoituskanavaan, sitä rajatummat mahdollisuudet organisaatiolla on saada ensimmäisenä tieto itseään koskevista lähtökohtaisesti haitallisista seikoista. Toki eri vaihtoehtojen harkinnassa on pidettävä mielessä organisaation koko.

Terhi Lehtopolku


Artikkeli on alun perin julkaistu LinkedInissä. Kirjoittaja Terhi Lehtopolku käsittelee whistleblowing-direktiiviä koskevissa artikkeleissaan muun muassa WBD:stä seuraavia velvollisuuksia, ilmoituskanavan toteuttamistapoja ja sitä, kuka voi tehdä ilmoituksen.