Tämä tietosuojaseloste kattaa tietojenkäsittelyn, joka koskee (i) verkkosivustoamme hhpartners.fi ja (ii) toimintaamme yleisesti.
(i) Tietosuojaseloste koskien verkkosivustoamme hhpartners.fi
Tämä tietosuojailmoitus sisältää tietoa siitä, miten keräämme, säilytämme ja käsittelemme tämän verkkosivuston kävijöitä koskevia tietoja.
Emme pyri keräämään sinusta mitään henkilökohtaisia tunnistetietoja, kun vierailet tällä verkkosivustolla, paitsi jos annat ne tietoisesti. Tällä verkkosivustolla on yhteydenottopyyntölomake, jonka avulla voit antaa meille yhteystietosi. Tällä lomakkeella antamiasi tietoja käytetään vain tietojen välittämiseen meille, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä.
Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen edellä mainittua tarkoitusta varten. Kun keräämme henkilötietoja sinusta yhteydenottopyyntölomakkeen kautta, näiden tietojen käsittelyn oikeusperusteena on se, että käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa toimenpiteitä pyyntösi perusteella ennen mahdollisen sopimussuhteen solmimista.
Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö me sinua koskevia henkilötietoja vai emme, ja jos näin on, pyytää saada pääsy näihin tietoihin sekä saada virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot oikaistua tai täydennettyä. Tietyissä olosuhteissa sinulla voi myös olla oikeus vastustaa käsittelyä, pyytää tietojen poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista tai saada tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on näiden oikeuksien käyttämiseen liittyviä kysymyksiä. Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelytoimintamme ovat ristiriidassa sovellettavan tietosuojalainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen asianomaiselle valvontaviranomaiselle. Suomen valvontaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.
Sovellettavan Suomen ja Euroopan unionin tietosuojalainsäädännön mukainen henkilötietojesi rekisterinpitäjä on Asianajotoimisto HH Partners Oy (Y-tunnus: 1636521-5). Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai tiedonkeruukäytännöistämme, ota meihin yhteyttä.
(ii) Tietosuojaseloste koskien toimintaamme yleisesti
Yleistä
Käsittelemme toimintamme yhteydessä henkilötietoja Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679; “GDPR“) sekä muiden Suomessa sovellettavien henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevien lakien, asetuksien ja määräyksien (kaikki yhdessä ”tietosuojasääntelyn”) mukaisesti.
Tässä selosteessa kuvataan, kuinka käsittelemme henkilötietoja:
- asiakassuhteita ja toimeksiantoja hoitaessamme;
- käydessämme neuvotteluja mahdollisten tulevien asiakkaidemme kanssa tai käsitellessämme henkilöiden yhteydenottoja ennen tai ilman toimeksiantoa;
- rekrytointiprosesseissamme; sekä
- hoitaessamme lakisääteisiä velvoitteitamme esimerkiksi rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen sekä asiakkaidemme tuntemiseen liittyen.
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan tässä selosteessa kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön, jäljempänä ”rekisteröity”, liittyviä tietoja. Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen tekijän perusteella.
”Käsittelyllä” tarkoitetaan puolestaan mitä tahansa toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.
Rekisterinpitäjä
Asianajotoimisto HH Partners Oy (1636521-5)
PL 232, 00101 Helsinki
Käyntiosoite: Eteläesplanadi 22 A, 00130 Helsinki
Yhteyshenkilö
Asianajaja, osakas Martin von Willebrand
Sähköposti: martin.vonwillebrand@hhpartners.fi
Puhelin: (09) 177 613
Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Seuraavassa taulukossa kuvataan henkilötietojen käsittelymme tarkoitukset, niitä vastaavat tietosuojasääntelyn mukaiset oikeusperusteet käsittelylle sekä määritellyssä tarkoituksessa mahdollisesti käsiteltäväksi tulevat henkilötietoryhmät. Taulukossa esitetyt henkilötietoryhmät on määritelty tarkemmin seuraavassa jaksossa (Henkilötietoryhmät).
Toivomme, että ymmärrät, että lueteltuja henkilötietoryhmiä tai niiden osia käsitellään aina vain sikäli ja siltä osin kuin ne ovat asianmukaisia ja olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa käsittelyn tarkoituksiin. Jos käsittely tapahtuu muuta kuin sitä tarkoitusta varten, jonka vuoksi tiedot on kerätty, eikä käsittely perustu rekisteröidyn suostumukseen tai lainsäädäntöön, pidämme huolen, että käsittely on joka tapauksessa yhteensopivaa sen tarkoituksen kanssa, jota varten tiedot alun perin kerättiin.
|
|
|
|
| Tarkoitus | Oikeusperuste | Henkilötietoryhmät |
|
|
|
|
| Toimeksiantojen hoitaminen ja muu oikeudellisten palvelujen tarjonta | Sopimuksen täytäntöön paneminen; rekisterinpitäjän oikeutettu etu (oikeudellisten palvelujen tarjoaminen) | Perustiedot, asiakkuustiedot |
|
|
|
|
| Asiakassuhteen hoitaminen ja palveluiden kehittäminen | Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (oikeudellisten palvelujen tarjoaminen); sopimuksen täytäntöön paneminen | |
|
|
|
|
| Rekisterinpitäjän velvoitteet tunnistaa ja tuntea asiakkaansa sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen, paljastaminen ja selvittäminen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattaminen (mukaan lukien esimerkiksi mahdollinen velvollisuus tehdä asiakkaasta rahanpesuilmoitus) | Lakisääteinen velvoite | Asiakkaan tunnistamis- ja tuntemistiedot |
|
|
|
|
| Esteellisyyden selvittäminen, asianajajien toiminnan valvontaan liittyvät menettelyt sekä muu rekisterinpitäjää sitovien asianajotoimintaa koskevan lainsäädännön, asianajajayhdistyksen sääntöjen ja hyvää asianajajatapaa koskevien ohjeiden noudattaminen | Lakisääteinen velvoite; rekisterinpitäjän oikeutettu etu (oikeudellisten palvelujen tarjoaminen) | Perustiedot, asiakkaan tunnistamis- ja tuntemistiedot, asiakkuustiedot |
|
|
|
|
| Markkinointi, asiakkaiden tai toimeksiantojen hankinta ja yhteydenpito potentiaalisten asiakkaiden kanssa | Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (oikeudellisten palvelujen tarjoaminen); sopimuksen täytäntöön paneminen tai sen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä; suostumus | Perustiedot, asiakkuustiedot, suostumukset ja kiellot, kiinnostuksen kohteet |
|
|
|
|
| Rekrytointi | Suostumus; rekisterinpitäjän oikeutettu etu (oikeudellisten palvelujen tarjoaminen); sopimuksen täytäntöön paneminen tai sen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä | Työnhakijatiedot, suostumukset ja kiellot, kiinnostuksen kohteet |
|
|
|
|
Henkilötietoryhmät
Seuraavassa taulukossa on määritelty tarkoituksesta riippuen mahdollisesti käsiteltävät henkilötietoryhmät.
|
|
|
| Henkilötietoryhmä | Henkilötietoryhmän tietosisältö |
|
|
|
| Perustiedot | Nimi, yhteystiedot, osoite, kieli, tehtävä- tai ammattinimike, muut rekisteröidyn luonnollisen tai oikeushenkilön liike-elämäyhteyksiin tai liiketoimintaan, toimialaan, ammattiin ja työllisyyteen liittyvät tavanomaiset ja julkiset tiedot |
|
|
|
| Asiakkaan tunnistamis- ja tuntemistiedot |
Asiakkaan luotettavaa tunnistamista ja siihen liittyvien rekisterinpitäjän velvoitteiden täyttämistä varten tarpeelliset tiedot, kuten asiakkaalta tai julkisista rekistereistä (kuten kaupparekisteri, yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, konkurssi-, yrityssaneeraus- ja ulosottorekisterit) hankitut tiedot, henkilö- tai yritystunnukset sekä vastaavat tunnistamis- ja tuntemistiedot.
Rekisterinpitäjä käsittelee myös erityisesti rahanpesulain valvontaa koskevien velvoitteiden täyttämiseksi tarpeellisia muita tietoja kuten:
|
|
|
|
| Asiakkuustiedot | Asiakkuuteen, sopimussuhteeseen, toimeksiantoon ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, kuten:
|
| Työnhakijatiedot | Työhakemus, CV ja muut työnhakijan rekrytointiprosessissa itse antamat tiedot. |
|
|
|
| Suostumukset ja kiellot | Suostumustiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä referenssiluvat. |
|
|
|
| Kiinnostuksen kohteet | Rekisteröidyn mielenkiinnon kohteet ja muut asiakkaan tai muun rekisteröidyn itse antamat vastaavat tiedot |
|
|
|
Tietojen luovuttaminen
Voimme luovuttaa henkilötietoja vain voimassa olevan lainsäädännön ja meitä lain nojalla sitovien hyvää asianajajatapaa koskevien ohjeiden velvoittamissa ja sallimisissa rajoissa.
Meitä sitoo ja noudatamme toiminnassamme laajaa salassapito- ja vaitiolovelvollisuutta, jonka nojalla asianajotoimistomme asianajajat, henkilökuntaan kuuluvat sekä muut toimistolle vakituisesti tai tilapäisesti palveluksia suorittavat henkilöt eivät saa luvattomasti ilmaista sellaista yksityisen tai perheen salaisuutta taikka liike- tai ammattisalaisuutta, josta he tehtävässään ovat saaneet tiedon, eivätkä saa myöskään luvattomasti ilmaista muita tietoja, joita he ovat tehtävää hoitaessaan saaneet tietää asiakkaasta ja tämän oloista. Mainitut tahot voivat kuitenkin vapautua salassapito- ja vaitiolovelvollisuudestaan sikäli kuin se taho, jota kyseinen velvollisuus suojaa, sen sallii taikka mikäli siihen on lakiin tai hyvää asianajajatapaa koskeviin ohjeisiin perustuva oikeus tai velvollisuus.
Edellä mainituissa rajoissa voimme antaa tietoja alihankkijoidemme ja palveluntarjoajiemme käsiteltäväksi esimerkiksi tiedonkäsittely-, taloushallinnon ja muita vastaavia palveluita varten, mutta tällöinkin lähtökohtaisesti vain rekisterinpitäjän lukuun soveltaen asianmukaisia ja lain edellyttämiä salassapito-, suojaus- ja muita tietosuojavelvoitteita.
Kansainväliset tiedonsiirrot
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä tai jossa sopimus- tai muilla järjestelyillä (kuten käyttäen Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita) voidaan taata tietosuojan riittävä taso taikka silloin, kun käsittely perustuu tietosuojasääntelyn mukaiseen perusteeseen esimerkiksi tapauksessa, jossa tietoja siirretään kyseiseen maahan oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Tietojen säilytys
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeellista ilmoitettuja käsittelyn tarkoituksia tai niiden kanssa yhteensopivia tarkoituksia varten.
Arvioimme säännöllisesti tällaisten tarpeiden olemassaoloa suhteessa säilyttämiimme henkilötietoihin, ja siltä osin kuin arvioimme tarpeen poistuneen, poistamme henkilötiedot järjestelmistämme, arkistoistamme ja/tai rekistereistämme tai muutamme ne nimettömiksi, tai mikäli tämä ei ole mahdollista (esimerkiksi siltä osin kuin tiedot on tallennettu varmuuskopioarkistoihin), säilytämme niitä turvallisesti ja estämme niiden enemmän käsittelyn, kunnes tietojen poistaminen on mahdollista.
Siltä osin kuin tietoja koskee esimerkiksi kirjanpitoa, verotusta tai asianajotoimintaa koskevasta lainsäädännöstä johtuva säilytysvelvoite, tietoja säilytetään kuitenkin joka tapauksessa kyseisen velvoitteen mukainen vähimmäisaika.
Rahanpesulain velvoitteiden täyttämiseksi kerättyjä tietoja (ks. edellä asiakkaan tunnistamis- ja tuntemistiedot) säilytetään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta.
Tietojen lähteet
Henkilötiedot saadaan pääosin asiakkaaltamme tai rekisteröidyltä itseltään.
Oikeudellisten palveluiden tarjoamisen ja asiakassuhteiden hoitamisen sekä toimintaamme liittyvien lakisääteisten ja ammatillisten velvoitteiden tarkoituksia varten tietoja voidaan käsitellä ja päivittää myös muista lähteistä siinä määrin kuin tämä on tarpeen määritellyn tarkoituksen toteuttamiseksi (esimerkiksi julkiset rekisterit ja muut julkiset lähteet, vastapuolet sekä viranomaiset).
Tietojen suojaus
Olemme toteuttaneet henkilötietojen käsittelyn riskiä vastaavan turvallisuustason varmistamiseksi asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, kuten (siltä osin kuin asianmukaista):
- henkilötietojen pseudonymisointi ja salaus;
- menettelyt ja kyvykkyydet, joilla taataan käsittelyjärjestelmien ja palveluiden jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus;
- menettelyt ja kyvykkyydet, joilla voidaan palauttaa nopeasti tietojen saatavuus ja pääsy tietoihin fyysisen tai teknisen vian sattuessa; sekä
- menettelyt, joilla testataan, tutkitaan ja arvioidaan säännöllisesti teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tehokkuutta tietojenkäsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille.
Pääsy digitaaliseen aineistoon on rajoitettu käyttäjätunnusten avulla ainoastaan rekisterinpitäjän työntekijöihin, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä tietojen suojaamiseksi oikeudettomalta pääsyltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, hävittämiseltä tai muulta oikeudettomalta käsittelyltä. Edellytämme kaikilta käyttämiltämme IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta, asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisiin vaatimuksiin ja periaatteisiin.
Rekisteröidyn oikeudet
Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö se rekisteröityä koskevia henkilötietoja, ja jos käsittelee, oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- Oikeus pyytää rekisterinpitäjältä rekisteröityä koskevien tietojen oikaisemista sekä tietyissä tapauksissa oikeus vaatia henkilötietojen poistamista, käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
- Siltä osin kuin henkilötiedon käsittely perustuu suostumukseen, oikeus milloin tahansa perua annettu suostumus
- Oikeus milloin tahansa vastustaa suoramarkkinointia
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla meihin yhteyttä tämän selosteen mukaisia yhteystietoja käyttäen.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttöä rajoittavat asianajosalaisuus sekä muut rekisterinpitäjää velvoittavat salassapito- ja luottamuksellisuusvaatimukset.
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa toimestamme tapahtuvasta henkilötietojensa käsittelystä toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomen valvovan viranomaisen yhteystiedot löytyvät sivulta: www.tietosuoja.fi
Selosteen päivittäminen
Voimme aika ajoin päivittää tätä tietosuojaselostetta johtuen muutoksista lainsäädännössä tai liiketoiminnassamme. Pyrimme informoimaan rekisteröityjä muutoksista niiden merkittävyyden edellyttämällä tavalla sekä huomioiden rekisteröidyn oikeuksien käyttöä rajoittavat seikat kuten asianajosalaisuus sekä muut meitä velvoittavat salassapito- ja luottamuksellisuusvaatimukset.
