Tämä on Whistleblower-direktiiviä (EU) 2019/1937, WBD, koskevan artikkelisarjamme kolmas artikkeli. Ensimmäisen artikkelin pääset lukemaan täältä ja toiseen artikkeliin pääset tutustumaan täältä. Artikkelin sisällössä on huomioitu myös direktiivin Suomessa täytäntöön panevan lain, ns. ilmoittajansuojelulain (laki) hallituksen esitysluonnos.
Mitä velvollisuuksia ja vastuita WBD:stä/laista seuraa organisaatioille ja muille tahoille?
Organisaation tulee luoda ja ottaa käyttöön tietoturvallinen ja anonyymi ilmoituskanava sekä uskottava ilmoitusten käsittelyprosessi. Tästä edelleen seuraa muun muassa erilaisia ilmoittajaan sekä ilmoitusten vastaanottajiin ja käsittelijöiden liittyviä velvollisuuksia, joita käsitellään alla. Kuten alla kuvataan, WBD/laki asettavat paljon erilaisia vaatimuksia etenkin käytettävälle kanavalle ja ilmoituksia käsitteleville henkilöille. Lopuksi artikkelissa käsitellään eri osapuolille vaatimusten rikkomuksista syntyviä seuraamuksia.
Ilmoittajaan liittyviä velvollisuuksia
Organisaation tulee mahdollistaa ilmoituksen tekeminen väärinkäytösepäilystä ja mahdollisesta tekijästä luottamuksellisesti ilmoittajan niin halutessa.
- Organisaatio on velvollinen huolehtimaan siitä, että ilmoituskanavan toiminnasta vastaavat pitävät salassa ilmoittajan henkilöllisyyden sekä tiedot, jotka voivat paljastaa tämän henkilöllisyyden, ellei ilmoittaja anna nimenomaista lupaa henkilöllisyytensä paljastamiseen.
Organisaation tulee olla kohdistamatta ilmoittajaan vastatoimia WBD:n/lain mukaisen ilmoituksen johdosta.
- Kielto koskee niin suoria kuin epäsuoria vastatoimia kuin niillä uhkaamista.
- Vastatoimi voi olla esimerkiksi työntekijän irtisanominen, lomauttaminen tai luvatun palkankorotuksen antamatta jättäminen.
Organisaation tulee olla rajoittamatta ilmoittajan WBD:n/lain mukaisia oikeuksia.
- Organisaatiot eivät saa rajoittaa ilmoittajan oikeuksia sopimuksilla, soveltamillaan soveltamillaan käytännöillä tai työsuhteen muodoilla tai ehdoilla, eikä myöskään riitaa edeltävällä välimiesmenettelyä koskevalla sopimuksella.
Ilmoitusten vastaanottajiin ja käsittelijöihin liittyviä velvollisuuksia
Organisaation tulee huolehtia siitä, että ilmoituskanavan toiminnasta vastaavat henkilöt ovat riippumattomia eikä eturistiriitoja synny.
- Tehtävään parhaiten sopivat henkilöt riippuvat organisaation omasta rakenteesta; lähtökohtaisesti tehtävään ei tulisi valita henkilöitä, joilla on ns. työoikeudellinen päätäntävalta (rekrytointi- ja irtisanomispäätökset, palkankorotukset tmv. Kyseiset henkilöt ovat helposti alttiita väitteille vastatoimista).
- Toimiva varahenkilöjärjestelmä takaa käsittelyn toimivuuden eri tilanteissa.
- Organisaatiosta erillisen palveluntuottajan käyttö estää eturistiriitatilanteiden syntymistä, koska ilmoituksen käsittelijä pystyy valitsemaan organisaation sisältä henkilön, jolle ilmoituksesta raportoidaan sen mukaan, mitä ja ketä ilmoitettu asia koskee. Raportointimahdollisuus suoraan organisaation johdolle on tärkeä sen varmistamiseksi, että asiaa organisaation sisällä käsittelee henkilö, jota asia ei koske, ja joka organisatorisesti on ilmoituksen kohdetta ylempänä.
Organisaation tulee huolehtia siitä, että ilmoituskanavan toiminnasta vastaavat henkilöt ottavat ilmoituksen vastaan luottamuksellisesti (perehdytys, koulutus ja tiedotus).
- Ilman ilmoittajan nimenomaista lupaa ilmoittajan henkilöllisyyttä koskevat tiedot eivät saa tulla muiden kuin niiden henkilöiden tietoon, jotka on valtuutettu ilmoitusten vastaanottamiseen tai ilmoitusten perusteella toteutettavien toimien toteuttamiseen.
Organisaation tulee huolehtia siitä, että ilmoituskanavan toiminnasta vastaavat tahot ovat yhteydessä ilmoittajaan (perehdytys, koulutus ja tiedotus).
- Ilmoituksen vastaanottajan tulee antaa ilmoittajalle (i) vastaanottoilmoitus viimeistään 7 päivän kuluttua ilmoituksen tekemisestä ja (ii) palaute suunnitelluista tai toteutetuista jatkotoimista ja niiden perusteista kolmen kuukauden sisällä vastaanottoilmoituksen toimittamisesta.
- Jatkotoimiin voi kuulua esimerkiksi ilmoittajan ohjaaminen käyttämään toisia kanavia tai menettelyjä, kertominen sisäisen tutkinnan käynnistämisestä, kertominen asian siirtämisestä toimivaltaiselle viranomaiselle taikka kertominen menettelyn lopettamisesta esimerkiksi siksi, että asiasta ei ole saatu riittäviä todisteita.
- Ilmoittajalta tulee voida pyytää lisätietoja.
- Ilmoittajalla ei kuitenkaan ole velvollisuutta vastata lisätietopyyntöön.
- Ilmoittajalle tulee tarjota mahdollisuus henkilökohtaiseen tapaamiseen kohtuullisessa ajassa.
Organisaation tulee huolehtia siitä, että ilmoituskanavan toiminnasta vastaavat tahot huolehtivat ilmoitusten kirjaamisesta.
- Ilmoituksesta tulee säilyttää tieto siitä, millainen ilmoitus on tehty ja miten ilmoituksen vastaanottamisen jälkeen on toimittu. Tältä osin on myös huomioitava tietosuojalainsäädäntö ja tietojen säilytysajat.
Muita velvollisuuksia
Organisaation tulee tiedottaa menettelyistä (sisäisestä ja ulkoisesta ilmoituskanavasta).
- Henkilöiden, jotka harkitsevat ilmoituksen tekemistä, on voitava tehdä tietoon perustuva päätös siitä, tekevätkö he ilmoituksen, sekä miten ja milloin he sen tekevät. Tiedot on esitettävä selkeässä ja helposti saatavilla olevassa muodossa esimerkiksi organisaation verkkosivuilla.
- Lain/WBD:n soveltamisala on vaikeaselkoinen. Edellytetään riittävää tiedottamista, mutta toteuttaminen jää organisaation omalle vastuulle. Riittävä tiedottaminen koostuu itse tiedottamisesta mutta myös perehdyttämisestä ja kouluttamisesta.
- Organisaation on mahdollista käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita tiedottamisessa, perehdyttämisessä ja kouluttamisessa.
Organisaation tulee huolehtia tietosuojasta
- Ilmoituskanavan henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan EU:n tietosuojasääntelyä (mm. yleinen tietosuoja-asetus). Ilmoituksen tutkiminen kerryttää tietoja epäillyistä, mahdollisista todistajista ja ilmoittajasta. Tietoja voidaan joutua säilyttämään vuosia ja niiden perusteella tehdään kohdehenkilöihin vaikuttavia päätöksiä.
Huomioitava myös kansallinen tietosuojasääntely, kuten laki yksityisyyden suojasta työelämässä.
Rikkomusten seuraamukset
Hyvitys
Lakia koskevan hallituksen esitysluonnoksen mukaan pääasiallisena seuraamuksena sellaisia organisaatioita tai henkilöitä kohtaan, jotka estävät tai yrittävät estää ilmoittamisen, toteuttavat vastatoimia ilmoittajia vastaan, aloittavat ilmoittajia vastaan menettelyjä haitantekotarkoituksessa tai rikkovat vaatimusta pitää saamansa ilmoitus tai ilmoittajaa koskeva tieto luottamuksellisena, on hyvitys.
Esitysluonnoksen mukaan hyvitys:
- ei riipu vahingosta eikä ole vahingonkorvausta,
- ei edellytä tahallisuutta eikä tuottamusta, ja
- hyvityksen suuruus riippuu teon laadusta, laajuudesta ja kestosta (objektiivinen arviointi).
Hyvitys vastaa pitkälti yhdenvertaisuuslaissa tarkoitettua hyvitystä. Hyvityksen lisäksi kyseeseen voi tulla vahingonkorvaus.
Kuka voi joutua hyvitysvastuuseen?
Lakia koskevan hallituksen esitysluonnoksen mukaan hyvitysvastuuseen voivat joutua työnantaja, tilaaja, toimeksiantaja, käyttäjäyritys tai muu työnjärjestäjä (taikka yhtiömies). Nämä tahot olisivat hyvitysvastuussa, jos niiden toiminnassa rikotaan vastatoimien ja ilmoittamisen estämisen kieltoa. Siten työnantaja olisi hyvitysvastuussa edustajansa tai muun henkilöstönsä työ- tai virkatehtävissä tekemistä rikkomisista.
Rikosvastuu
Lakia koskevan hallituksen esitysluonnoksen mukaan ilmoittajan antamien väärien tietojen tahallisen antamisen tai julkistamisen pääasiallisena seuraamuksena on sakko. Esitysluonnoksen mukaan väärien tietojen tahallinen ilmoittaminen tai julkistaminen voi lisäksi täyttää esimerkiksi salassapitorikoksen, salassapitorikkomuksen, tietosuojarikoksen, viestintäsalaisuuden loukkauksen (ml. törkeä tekomuoto), virkasalaisuuden rikkomisen, väärän ilmiannon tai kunnianloukkauksen tunnusmerkistön.
Muut seuraamukset
Lisäksi työntekijälle voi olla seuraamuksena:
- Varoitus tai työsopimuksen irtisanominen tai purkaminen työsopimuslaissa säädetyin perustein. Työnantajaa tietoisesti vahingoittamaan pyrkivä, mahdollisesti perätön ilmoitus voi vahingoittaa työsuhteessa edellytettävää luottamusta siinä määrin, ettei edellytyksiä työsuhteen jatkamiselle enää ole.
- Mahdollisesti vahingonkorvausvastuu.
Terhi Lehtopolku
Tämä artikkeli on osa Whistleblower-direktiiviä käsittelevää artikkelisarjaa. Kirjoittaja Terhi Lehtopolku käsittelee artikkeleissaan muun muassa WBD:stä seuraavia velvollisuuksia, ilmoituskanavan toteuttamistapoja ja sitä, kuka voi tehdä ilmoituksen. Artikkelisarjan ensimmäisen osaan voit tutustua täällä ja artikkelisarjan toinen osa löytyy täältä.
Asianajotoimisto HH Partners on valmistelemassa suoraviivaista palvelua, jolla ilmoituskanavan saa helposti käyttöön. Ensimmäisten asiakaskeskustelujen perusteella palvelu tulee sisältämään sekä teknisen alustan että ilmoitusten käsittelyn. Asiakkaalle jää päätösten teko.
Artikkeli on alunperin julkaistu LinkedInissä, jossa artikkelia voi myös kommentoida.
Tarpeena Whistleblowing-kanava?
Tutustu HH Partnersin WhistleSafe-palveluun.
