Ei riitä, että työnantajalla on olemassa sille pakolliset työoikeudelliset asiakirjat. Sen lisäksi, että monien työoikeudellisten asiakirjojen sisältö on pakottavan lainsäädännön nojalla pitkälti määritelty, työnantajalla on tiettyjen työoikeudellisten asiakirjojen osalta lakisääteinen velvollisuus asiakirjojen määräajoittain tapahtuvaan päivittämiseen. Työnantajan on kuitenkin hyvä varmistua kaikkien työoikeudellisten asiakirjojensa ajantasaisuudesta ja lain mukaisuudesta säännöllisesti.
Esimerkkejä työnantajan pakollisista työoikeudellisista asiakirjoista
Pääosa työnantajan pakollisista työoikeudellisista asiakirjoista on pakollisia työntekijämäärästä ja työnantajan toimintaan liittyvistä olosuhteista riippumatta. Osa kuitenkin on pakollisia esimerkiksi vain vähintään 20 tai 30 työntekijää työllistävälle työnantajalle. Osa taas vain, jos työnantaja esimerkiksi suunnittelee huumetestien suorittamista työhönotossa tai työsuhteen aikana taikka, jos työhön liittyy ilmeinen väkivallan uhka.
Esimerkkeinä kaikille työnantajille pakollisista työoikeudellisista asiakirjoista voidaan työsopimuksen ja/tai muun työsopimuslain 2 luvun 4 §:n mukaiset tiedot sisältävän asiakirjan/asiakirjojen ohella mainita
- työaikakirjanpito (työaikalaki 32 § sekä työvuoroluettelo ja tasoittumissuunnitelma, jos sellaiset ovat käytössä),
- vuosilomakirjanpito (vuosilomalaki 29 §),
- perehdyttämissuunnitelma (työturvallisuuslaki 14§),
- työsuojelun toimintaohjelma (työturvallisuuslaki 9§),
- vaarojen selvittäminen ja arviointi (työturvallisuuslaki 10§) ja
- työterveyshuollon toimintasuunnitelma (työterveyshuoltolaki 11.1§).
Esimerkkeinä taas vähintään 20 tai 30 työntekijää työllistäville työnantajille pakollisista työoikeudellisista asiakirjoista voidaan mainita
- työyhteisön kehittämissuunnitelma (yhteistoimintalaki 9§),
- tasa-arvosuunnitelma (laki miesten ja naisten välisestä tasa-arvosta 6a §) sekä
- yhdenvertaisuussuunnitelma (yhdenvertaisuuslaki 7§ – työntekijämäärältään pienempien työnantajienkin on kuitenkin arvioitava yhdenvertaisuuden toteutumista).
Miksi health check?
Varmistumalla säännöllisesti työoikeudellisten asiakirjojensa ajantasaisuudesta ja lain mukaisuudesta, työnantaja voi havaita ja korjata nopeammin asiakirjoissaan mahdollisesti jo alkujaan olleet puutteet ja virheet. Vastaavasti työnantaja voi näin toimimalla havaita ja korjata asiakirjoihinsa ajan myötä esimerkiksi muuttuneen lainsäädännön tai työnantajan sittemmin kehittyneiden käytänteiden johdosta syntyneet puutteet ja virheet. Pahimmillaan mahdolliset puutteet ja virheet voivat johtaa työnantajan koko henkilöstöä koskevaan ongelmatilanteeseen ja/tai työnantajan korvaus- tai jopa rikosoikeudellisen vastuun aktualisoitumiseen.
Vaikka työnantajilla on tyypillisesti olemassa ainakin pääosa asiakirjoista, niin niistä ei läheskään aina käy ilmi kaikkia lainsäädännön edellyttämiä tietoja. Työaikakirjanpidon osalta ei esimerkiksi riitä, että siitä käy ilmi tehdyt tunnit työntekijöittäin. Työaikakirjanpidosta pitäisi käydä ilmi muitakin tietoja, kuten työtunneista suoritetut korvaukset, erilaiset korotusosat mukaan lukien. Vastaavasti vuosilomakirjanpidon osalta ei riitä, että siitä käy ilmi lomien pituudet ja niiden ajankohdat vaan vuosilomakirjanpidosta on käytävä ilmi myös mahdollisten lisävapaapäivien määrä ja ajankohdat sekä palkkojen ja korvausten suuruus ja niiden määräytymisen perusteet. Mahdolliset laiminlyönnit ovat rangaistavia, kuten myös se, jos työnantaja ei ole kirjallisesti antanut työntekijälle työsopimuslain 2 luvun 4 §:n mukaisia tietoja ja siten myös tietoa esimerkiksi vakuutuslaitoksesta, jossa työnantaja on järjestänyt työntekijän eläketurvan tai vakuuttanut työntekijän työtapaturman ja ammattitaudin varalta.
Health check luo perustaa hyvinvoivalle työyhteisölle
Kuva: Markus Spiske / Unsplash
Puutteelliset ja/tai ristiriitaiset asiakirjat synnyttävät riitatilanteita, mitkä sitovat henkilöresursseja ja aiheuttavat niin ylimääräisiä kustannuksia kuin luottamuspulaa työntekijä- ja työnantaja-akselilla. Huolella laaditut ja ajan tasalla olevat asiakirjat taas ehkäisevät riitatilanteiden syntymistä, luovat luottamusta työnantaja- ja työntekijäakselilla ja tätä kautta luovat perustaa hyvinvoivalle työyhteisölle.
Kyse ei siis ole pelkästään työnantajan ns. selkänojasta ja työnantajan lakisääteisten velvollisuuksien noudattamisesta vaan paljon enemmästä. Health check kannattaa. Koska teillä tehtiin viimeksi työoikeudellisten asiakirjojen health check?
Kirjoittaja:
Asianajaja Terhi Lehtopolku neuvoo asiakkaitamme kaikissa niin kotimaisten kuin kansainvälistenkin yritysten työoikeudellisissa asioissa, joihin kuuluu neuvonta kaikissa työsuhteen eri vaiheissa, työ-, johtaja-, salassapito-, kilpailukielto-, työsuhteen päättämis- ja sovintosopimusten laadinta, työoikeudellisten uudelleenjärjestelyiden kuten ulkoistamisten ja yhteistoimintamenettelyiden toteuttaminen sekä työsuhteisiin liittyvissä riidoissa edustaminen välimies- ja tuomioistuinmenettelyissä.
