Miksi Whistleblowing-ilmoituskanavaan kannattaa panostaa?

Tämä on Whistleblower-direktiiviä (EU) 2019/1937, WBD, koskevan artikkelisarjamme toinen artikkeli. Ensimmäinen artikkelimme löytyy täältä.

Tässä artikkelissa käsitellään ensiksi sitä, miksi ilmoituskanavaan kannattaa panostaa. Tähän aihealueeseen liittyy läheisesti WBD:n edellyttämä ilmoittajalle annettava suoja, joka onkin artikkelin toinen aihealue. Innostavia lukuhetkiä!

Syitä panostaa ilmoituskanavaan – mitä hyötyä uskottavasta ilmoituskanavasta on?

Ilmoittajan kannalta:

  • Kyse on paitsi vastuullisesta toiminnasta, myös aiempaa suuremmasta mahdollisuudesta viestinnän avoimuuteen organisaation sisällä.
  • WBD:n mahdollistaman anonymiteetin ansiosta ilmoittajan ei tarvitse pelätä negatiivisia seuraamuksia ja ilmoitukset voivat näin ollen todennäköisesti olla myös rehellisempiä.

Organisaation kannalta:

  • Kyse on lakisääteisen velvollisuuden täyttämisen lisäksi vastuullisesta toiminnasta ja organisaation omasta riskienhallinnasta. Ilmoituskanava mahdollistaa väärinkäytösten ilmitulon ja organisaation mahdollisuuden puuttua ilmoitettuihin ongelmiin ennen kuin ne johtavat merkittäviin haittoihin tai vahinkoihin. Väärinkäytökset voivat aiheuttaa paitsi mainehaittoja, myös merkittäviä taloudellisia vahinkoja.
  • Mahdollisuus saada vähintään kolmen (3) kuukauden etuoikeus ilmoituksen kautta vastaanotettuun tietoon. Etuoikeus on mahdollista saada vain, jos ilmoituskanava ja ilmoitusten käsittelyprosessi ovat WBD:n vaatimusten mukaisia.

Ilmoittajalle annettava suoja ja sen edellytykset

Ilmoittajalle annettavalla suojalla tarkoitetaan sitä, että ilmoittajaa suojellaan häneen kohdistuvilta suorilta ja epäsuorilta vastatoimilta. Ilmoittajaan kohdistettavia vastatoimia ovat esimerkiksi irtisanominen, siirtäminen alempiin tehtäviin, palkanalennus ja määräaikaisen työsopimuksen vakinaistamatta jättäminen.

Tiettyjä poikkeustilanteita lukuun ottamatta, ilmoittajan tulee yksinkertaistaen:

  • ensisijaisesti tehdä ilmoituksensa organisaation sisäistä ilmoituskanavaa käyttäen;
  • toissijaisesti organisaation ulkoista, esimerkiksi viranomaisen ilmoituskanavaa käyttäen; ja
  • viimesijaisesti viedä asia suoraan julkisuuteen.

WBD:n mukaan ilmoittaja saakin suojaa vain, jos ilmoittaja tekee ilmoituksen direktiivin säätämällä tavalla ilmoituskanavia käyttäen. Jos ilmoitukselle on WBD:n mukaiset edellytykset, mutta ilmoituskanava ja ilmoitusten käsittelyprosessi eivät ole WBD:n mukaisia (ilmoitusta ei esimerkiksi ole käsitelty asianmukaisesti tai kohtuullisessa ajassa tai todetun väärinkäytöksen korjaamiseksi ei ole toteutettu asianmukaisia toimia), ilmoittaja voi raportoida asian muuhun kuin oman organisaationsa sisäiseen ilmoituskanavaan, viranomaiselle ja jopa julkiseen mediaan samalla nauttien edelleen WBD:n mukaista ilmoittajansuojaa.

Ilmoittajan ei suojaa saadakseen tarvitse käyttää ensin organisaationsa sisäistä kanavaa esimerkiksi silloin kun:

  • ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että hän joutuisi vastatoimien kohteeksi esimerkiksi luottamuksellisuuden suojan rikkomisen johdosta;
  • tiedot tai todisteet väärinkäytöksestä voitaisiin sisäistä kanavaa käytettäessä hävittää; tai
  • ilmoitettava väärinkäytös edellyttää kiireellisiä toimia, jotta voidaan esimerkiksi turvata ihmisten henki, terveys tai turvallisuus taikka suojella ympäristöä.

Suojan saamiseksi ilmoittajalla edellytetään lisäksi olleen perusteltu syy uskoa, että väärinkäytöksiä koskevat tiedot pitivät paikkansa ilmoittamishetkellä, ja että tällaiset tiedot koskevat WBD:n soveltamisalaan tai tätä koskevan kansallisen sääntelyn laajempaan soveltamisalaan kuuluvia väärinkäytöksiä.

Ilmoittaja ei saa suojaa, jos ilmoittaja on tehnyt ilmoituksen WBD:n vastaisesti, ellei kansallisesti säädetä toisin. Ilmoittaja voi siis joutua kantamaan riskin ilmoituksista, jotka hän on tehnyt WBD:n vastaisesti.

Yhteenvetoa

Edellä artikkelissa todettu tarkoittaa käytännössä sitä, että organisaatio menettää ilmoituskanavaan liittyvän merkittävän hyödyn eli etuoikeuden ilmoituksen kautta vastaanotettuun tietoon, jos organisaation ilmoituskanava ja ilmoitusten käsittelyprosessi “eivät toimi”. Ilmoituskanavan hyödyt ja suojan saamisen edellytykset kytkeytyvät tässä mielessä toisiinsa.

Organisaation kannalta WBD:ssä asetettujen velvollisuuksien täyttäminen on siis tärkeää. Organisaatio ei saa WBD:n tarjoamia hyötyjä toimimattomasta ilmoituskanavasta ja ilmoitusten käsittelyprosessista.

WBD:tä koskeva artikkelisarja jatkuu vielä useamman artikkelin verran tämän artikkelin jälkeen. Suosittelen lukemaan ne kaikki.

Terhi Lehtopolku


Tämä artikkeli on osa Whistleblower-direktiiviä käsittelevää artikkelisarjaa. Kirjoittaja Terhi Lehtopolku käsittelee artikkeleissaan muun muassa WBD:stä seuraavia velvollisuuksia, ilmoituskanavan toteuttamistapoja ja sitä, kuka voi tehdä ilmoituksen. Artikkelisarjan ensimmäisen osaan voit tutustua täällä.

Asianajotoimisto HH Partners on valmistelemassa suoraviivaista palvelua, jolla ilmoituskanavan saa helposti käyttöön. Ensimmäisten asiakaskeskustelujen perusteella palvelu tulee sisältämään sekä teknisen alustan että ilmoitusten käsittelyn. Asiakkaalle jää päätösten teko.

Artikkeli on alunperin julkaistu LinkedInissä, jossa artikkelia voi myös kommentoida.