Kuva: Scott Graham / Unsplash
Liikesalaisuudet ovat yrityksille arvokasta pääomaa ja kilpailuvaltti. Niiden suojaaminen on osa yritysten toimintaa. Kaikilla yrityksillä on sellaista taloudellista ja/tai teknistä tietoa, jonka salassa pitäminen on yrityksen liiketoiminnan kannalta kriittistä ja joka antaa yritykselle kilpailuetua muihin yrityksiin nähden tai jonka tuleminen julkiseksi voi heikentää yrityksen asemaa markkinoilla.
Liikesalaisuuksien suojaaminen vaatii ohjeistuksen, joka on linjassa organisaation strategian ja tavoitteiden kanssa. Liikesalaisuudet ovat yrityksen liiketoiminnan kannalta keskeinen kokonaisuus, joka on myös helposti menetettävissä. Liikesalaisuuden haltijana yrityksen tulee ryhtyä aktiivisiin toimiin liikesalaisuuksiensa suojaamiseksi. Tämä tarkoittaa niitä keinoja, joilla yrityksen liikesalaisuudet pyritään pitämään salassa.
Salassapidon ohella tiedon identifioiminen liikesalaisuudeksi on keskeisessä asemassa. Etenkin EU-tasoinen lainsäädäntö datan jakamisen osalta asettaa digitaalisten palveluiden ja IoT-tuotteiden tarjoajille velvollisuuden osoittaa sen, mikä osa esimerkiksi jakamisvelvoitteen alaisesta datasta on liikesalaisuus, jotta liikesalaisuudenhaltija voi kieltäytyä datan käyttäjän jakopyynnöstä. Aihe on siten erittäin ajankohtainen eikä vielä ole myöhäistä saada liikesalaisuuksia koskevaa ohjesääntöä voimaan ja jalkautettua ennen kuin eurooppalaista datasäädöstä aletaan käytännössä soveltamaan syksyllä 2025.
Liikesalaisuudet ovat yrityksen strategian ja liiketoiminnan kannalta keskeinen kokonaisuus, joka on myös helposti menetettävissä. Liikesalaisuuden haltijana yrityksen tulee ryhtyä aktiivisiin toimiin liikesalaisuuksiensa suojaamiseksi.
Liikesalaisuusohjesäännön tarkoituksena on tarjota selkeät pelisäännöt sille, miten liikesalaisuudet identifioidaan ja suojataan organisaatiossa. Ohjesäännössä määritellään käytänteet muun muassa sille:
- miten tieto identifioidaan ja merkitään;
- miten tietoa jaetaan organisaatiossa ja sen ulkopuolella;
- miten liikesalaisuuksien suoja huomioidaan uusien ja lähtevien työntekijöiden osalta; sekä
- miten mahdollisista väärinkäytöksistä raportoidaan organisaatiossa.
Liikesalaisuuksia koskevan ohjesäännön laatiminen alkaa yrityksen tarpeiden kartoituksesta, joka tehdään aloitustapaamisessa asiakkaan kanssa. Liikesalaisuusohjesäännön sisältöön vaikuttaa muun muassa organisaation koko ja rakenne, toimialan mahdolliset erityistarpeet sekä se, onko toiminta kansainvälistä. Ohjesääntö räätälöidään kunkin yrityksen tarpeita vastaavaksi ja lopputuloksena on selkeä ja ymmärrettävä ohjeistus koko organisaation käyttöön.
Liikesalaisuusohjesääntö on mahdollista yhdistää yhdeksi dokumentiksi dataa koskevan ohjesäännön kanssa. Tällöin erityisesti liiketoiminnan kannalta sensitiivinen data, jota ei välttämättä luokiteltaisi liikesalaisuudeksi, huomioidaan ohjesäännössä. Myös työsopimusten läpikäynti ja työsopimuspohjien ajantasaistaminen vastaamaan ohjesääntöä kannattaa tehdä liikesalaisuusohjesäännön laatimisen yhteydessä.
Pauliina Rajala
Kirjoittaja:
Pauliina Rajala työskentelee HH Partnersin IP-tiimissä lakimiehenä avustaen asiakkaita immateriaalioikeudellisissa kysymyksissä. Pauliina työskentelee liikesalaisuuksia ja dataa koskevien toimeksiantojen parissa ja on laatinut pro gradu –tutkielmansa liikesalaisuuksiin ja koneellisesti tuotetun henkilötietoon liittymättömän datan suojaamiseen liittyen.
