Miika Erkkilä

Tässä artikkelissa käsitellään vaativaan tietojärjestelmäprojektiin valmistautumista ja neuvotteluprosessia ostajan näkökulmasta. Edelleen valittu näkökulma ja aihe on rajattu seuraavasti: Ostajan näkökulma: tietojärjestelmän hankinta on ostajalle liiketoiminnan rakentamista ja yrityksen strategian toteuttamista. Kohteena vaativa it-projekti: (i) yksinkertaisemmissa projekteissa tässä esitettyä menettelyä ja hankkijalta edellytettävää panostusta hankintaprosessiin voidaan keventää; ja (ii) tällaista osallistumista ei voi olettaa tarjoajilta, mikäli hankkeen liikevaihto-odotus on suhteellisen pieni, esimerkiksi alle miljoona euroa ja täysimittainen huutokauppamenettely soveltuu yleensä vain selvästi suurempiin hankintoihin (esim. 10-30 miljoonaa euroa). Kohteena on valmistautuminen ja neuvotteluvaihe: artikkelissa suositellaan menettelytapoja, joilla voidaan valmistautumisvaiheessa luoda mahdollisimman hyvät onnistumisen edellytykset varsinaisessa projektin toteutusvaiheessa. Yleisesti, mikäli projektin vaativuus kasvaa, tulee valmistautumista lisätä. Hankkeen vaativuus voi perustua useisiin seikkoihin ja niiden erilaisiin yhdistelmiin mm. tietojärjestelmän merkitys liiketoiminnalle, järjestelmän monimutkaisuus, valmistumisaikataulun tiukkuus, resurssien niukkuus taikka vaikeus määrittää hankinnan kohdetta ja ominaisuuksia. On hyvä huomata, että esim. aikataulun ja resurssipulan aiheuttama vaativuus voi olla ristiriidassa valmistautumistarpeen kanssa. Käytettävissä olevan ajan tai resurssien niukkuus voivat nimenomaisesti pakottaa supistamaan myös valmistautumista. Tässä artikkelissa kuvattu hankintamalli pohjautuu pitkälti ns. vesiputousmallin mukaisesti tehtyihin, isoihin projekteihin. Monet neuvottelukysymykset ovat kuitenkin samoja, mikäli kehitysmalliksi ja mahdollisesti myös kaupalliseksi malliksi valitaan ns. ketterän kehityksen malli. Mikäli projektin valmistumiseen kohdistuu suuri aikataulupaine, tilanne voi olla se, että ainoastaan ketterällä mallilla voidaan jollakin järkevällä todennäköisyydellä päästä hyvään ratkaisuun.